Comment parler avec confiance lorsque vous êtes mis sur la sellette

AMANDA KERSEY : Bienvenue à l'émission HBR sur le leadership.

Dans quelle mesure êtes-vous à l’aise pour faire un discours ou une présentation ?

Dans l'épisode IdeaCast 2023 vous êtes sur le point d'entendre, Matt Abrahams explique comment rester calme dans ces situations, rédiger un message convaincant et s'assurer que vous avez fait bonne impression. Pensez vite, parlez intelligemment, et il a écrit le livre Pensez plus vite, parlez plus intelligemment.

Voici IdeaCast animatrice Alison Beard.

ALISON BEARD : Salut, Matt.

MATT ABRAHAMS : Salut Alison, c'est génial d'être avec toi.

ALISON BEARD : Pour commencer, pouvez-vous nous donner une idée de l’importance de la capacité de parler spontanément pour les dirigeants et les managers ?

MATT ABRAHAMS : Absolument.

ALISON BEARD : Comment vous êtes-vous intéressé à ce sujet de la parole spontanée ?

MATT ABRAHAMS : Donc, il y a vraiment trois courants différents qui se sont réunis pour m'amener à m'intéresser à cela, l'un d'entre eux venait de ma propre vie personnelle.

Quand j'étais à l'école de commerce, les doyens sont venus me voir et m'ont dit : " Matt, nous avons un gros problème. Nos étudiants, parmi les jeunes esprits les plus brillants du monde des affaires, s'étouffent lorsqu'ils sont appelés à froid par leur professeur. "

Et au fur et à mesure que je travaillais de plus en plus, j'ai réalisé que ce troisième courant, celui où j'enseignais mes cours de communication, j'ai réalisé à quel point nous étions déficients dans le fait que nous n'abordions pas l'un des types de communication les plus répandus, à savoir la communication spontanée, il s'agissait uniquement de communication planifiée.

ALISON BEARD : Alors, selon vous, quelles sont les principales différences entre une bonne parole préparée et une bonne parole spontanée ?

MATT ABRAHAMS : Eh bien, par définition, la parole spontanée se produit sur le moment, et nous devons être capables de nous ajuster et de nous adapter.

ALISON BEARD : J’imagine que l’anxiété joue ici un très grand rôle.

MATT ABRAHAMS : L'anxiété occupe une place importante dans toute communication, mais il y a des choses que nous pouvons faire pour gérer notre anxiété.

Les symptômes sont les choses que nous ressentons physiologiquement ou psychologiquement.

Donc, la règle générale, ou comme j'aime plaisanter, la règle du poumon, est que votre expiration soit deux fois plus longue que votre inspiration.

Mais nous pouvons aussi nous attaquer aux sources d’anxiété, et elles sont nombreuses.

Ainsi, par exemple, je peux me concentrer sur votre réponse.

ALISON BEARD : Et il semble que le conseil pour les remarques préparées est que vous vous entraîniez pour soulager votre anxiété, et c'est une situation dans laquelle vous ne pouvez pas pratiquer.

MATT ABRAHAMS : Donc, en fait, vous pouvez vous préparer de plusieurs manières, comme le ferait un athlète ou un musicien, en effectuant plusieurs exercices.

ALISON BEARD : En réfléchissant à cela, je me rends compte que les personnes qui sont vraiment les meilleures dans ce domaine sont, premièrement, des penseurs très rapides, et deuxièmement, ont une grande facilité avec le langage.

MATT ABRAHAMS : Donc, je serais d’accord sur le fait que les personnes capables de s’ajuster et de s’adapter, c’est-à-dire de penser rapidement, les personnes qui maîtrisent bien les mots et le langage, ont un petit avantage, mais je dirais que n’importe qui peut s’améliorer dans ce domaine.

Maintenant, en ce qui concerne ce que vous dites, je suis un grand fan de structure.

ALISON BEARD : Alors, donnez-moi quelques exemples de ces structures dont vous parlez.

MATT ABRAHAMS : Je vais commencer par ma structure préférée de tous les temps, et c'est une structure simple de trois questions, quoi ?

Laissez-moi vous donner quelques exemples.

De même, si vous écrivez un texte, un Slack ou un e-mail, la ligne d'objet est le maintenant quoi, puis le quoi et le alors quoi deviennent le corps de cet e-mail.

ALISON BEARD : D'accord, écoutons encore quelques structures, disons que j'essaie de présenter ma nouvelle ligne de vêtements pour femmes.

MATT ABRAHAMS : Excellent, génial, j'ai une structure merveilleuse, je crois, pour un pitch rapide.

Alors, écoutez comment je les mets en œuvre pour cela.

ALISON BEARD : Très bien.

MATT ABRAHAMS : Donc, la structure, voyez-vous, juste à ce moment-là, vous m'avez donné une opportunité spontanée de parler, et comment l'ai-je fait ?

ALISON BEARD : Ouais, c'est comme un raccourci.

MATT ABRAHAMS : Chaque fois que vous parlez, ce que vous dites et la manière dont vous le dites sont essentiels.

La réalité est la suivante : la seule façon de devenir bon en communication est de la même manière que nous devenons bons dans tout le reste, la répétition, la réflexion et le feedback.

ALISON BEARD : Oui, je pense avoir découvert, en particulier avec le podcasting, que ma première réaction venant du monde de la presse écrite était d'écrire ce que j'allais dire et d'essayer de le lire mot pour mot, mais ce que j'ai réalisé, c'est que lorsque les gens entendent une communication impromptue, ils veulent en fait entendre des mots de remplissage, ils veulent entendre des pauses, ils ne veulent pas vous entendre être parfait.

MATT ABRAHAMS : C’est un grand défi.

J'ai l'audace, Alison, devant mes étudiants du MBA de Stanford de dire : « Efforcez-vous d'atteindre la médiocrité ».

ALISON BEARD : Beaucoup de gens ont du mal à trop parler lorsqu’ils sont mis dans l’embarras, n’est-ce pas ?

MATT ABRAHAMS : Nous avons tous écouté la personne qui divague encore et encore, et dans des situations de parole spontanées, comme répondre à une question ou donner un feedback, par exemple, les gens réfléchissent à ce qu'ils disent pendant qu'ils le disent, et cela les amène à divaguer encore et encore.

Je suggérerais donc deux façons de cibler nos messages.

Deuxièmement, réfléchissez, à ce moment-là, quel est l’objectif que vous essayez d’atteindre ?

Et puis enfin, y a-t-il une action avec laquelle je peux clairement terminer et que je veux que quelqu'un fasse ?

ALISON BEARD : Vous avez parlé de l’importance d’être dans l’instant présent, d’écouter ce que dit l’autre personne si c’est en interaction.

MATT ABRAHAMS : Oui, j'ai donc un chapitre entier dans le livre sur l'écoute, et j'emprunte à l'un de mes collègues, Collins Dobbs, ce cadre.

Mais si j’avais vraiment écouté attentivement ce que j’avais entendu et vu, j’aurais pu arriver à une conclusion différente.

Alors, que dois-je faire ?

ALISON BEARD : Et on dirait que par écouter, vous voulez dire des choses comme prêter attention au langage corporel, lire la pièce dans laquelle vous vous trouvez, et cetera, il ne s'agit pas seulement de comprendre les mots.

MATT ABRAHAMS : Il ne s’agit pas seulement des mots qui reprennent les mots prononcés, c’est exact.

ALISON BEARD : Quels conseils donnez-vous aux personnes qui commencent à être anxieuses, peuvent se calmer, mais se retrouvent ensuite à trébucher et n'arrivent pas à s'en remettre et à devenir vraiment agitées ?

MATT ABRAHAMS : Oui, donc s'énerver sur le moment ou oublier l'instant présent peut être très difficile pour les gens.

Ainsi, lorsque j’enseigne, et pour ceux d’entre vous qui ont déjà enseigné, parfois vous oubliez ce que vous avez dit.

ALISON BEARD : Parlez de certaines personnes que vous avez vues s'améliorer dans ce domaine, grâce à la pratique, grâce à la structure, en calmant leurs nerfs, et comment cela les a aidées dans leur carrière.

MATT ABRAHAMS : En plus d'enseigner, je coache également des gens et je peux donner d'innombrables exemples de personnes qui ont amélioré leur communication et leur capacité à s'exprimer sur le moment.

Et dans le travail que nous avons fait, nous avons vraiment travaillé sur des structures pour aider.

Dans un autre cas, il y avait une personne dont l'équipe avait été achetée ou acquise par une autre entreprise, et cette personne faisait partie de l'équipe de transition, et un très grand nombre de questions arrivaient sur la façon dont cela allait fonctionner ?

Et donc, ce que nous avons fait, c'est travailler sur la pratique, et nous avons pratiqué certains scénarios et situations.

ALISON BEARD : Et pensez-vous que c'est quelque chose dans lequel vous devez devenir vraiment bon pour devenir un haut dirigeant ?

MATT ABRAHAMS : Je pense que tous les hauts dirigeants vous diront qu'il y a des moments où ils doivent parler spontanément, et je pense que travailler là-dessus aidera.

ALISON BEARD : Je vais terminer en vous demandant un exemple de structure que vous utiliseriez pour porter un toast, parce que je pense que c'est quelque chose que les gens pensent, oh, je dois dire quelque chose de vraiment formidable à propos d'un collègue, ou d'un ami, ou même de mon patron, et je veux le faire correctement, mais c'est vraiment difficile.

MATT ABRAHAMS : Excellent, les toasts et les hommages font partie des événements de parole spontanés les plus fréquents que les gens organisent.

J'ai une structure, elle s'appelle quoi, W-H-A-T.

Alors, vous commencez par expliquer, pourquoi sommes-nous ici ?

En suivant cette structure, votre toast sera pertinent, il sera clair, concis et approprié.

AMANDA KERSEY : C'était Matt Abrahams, qui enseigne la communication stratégique à Stanford. Pensez vite, parlez intelligemment et j'ai écrit le livre Pensez plus vite, parlez plus intelligemment.

HBR sur le leadership sera de retour mercredi prochain avec une autre conversation triée sur le volet dans la Harvard Business Review. Si cet épisode vous a aidé, partagez-le avec vos amis et collègues, et suivez l'émission sur Apple Podcasts, Spotify ou tout autre site où vous écoutez des podcasts. Pendant que vous y êtes, n'hésitez pas à nous laisser un commentaire.

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Cet épisode a été produit par Mary Dooe et moi, Amanda Kersey. Sur le leadershipL'équipe de comprend Maureen Hoch, Rob Eckhardt, Erica Truxler, Ramsey Khabbaz, Nicole Smith et Anne Bartholomew.