Wie man tatsächlich das erledigt, was man erledigen muss

ALISON BEARD: Willkommen bei HBR On Leadership. Ich bin Alison Beard, Executive Editor bei HBR. In dieser Sendung teilen wir Fallstudien und Gespräche mit den weltweit führenden Wirtschafts- und Managementexperten, handverlesen, um Ihnen zu helfen, das Beste in Ihrem Umfeld zu entfalten. Wir kuratieren diesen Feed sorgfältig aus dem gesamten HBR-Portfolio, mit dem Ziel, Ihnen zu helfen, Ihre nächste Führungsebene zu erreichen. Ich hoffe, Ihnen gefällt die Folge.

CURT NICKISCH: Willkommen beim HBR IdeaCast von Harvard Business Review.

Erreichen Sie jemals das Ende eines Arbeitstages und sagen sich: „Der Tag ist mir entglitten.“ Sie haben mit einer Liste von Dingen begonnen, die Sie erledigen wollten, aber Sie wurden abgelenkt, sie häuften sich an, und es fühlt sich an, als hätten Sie nie Fortschritte gemacht.

Damit sind Sie nicht allein. Es ist heutzutage ein allzu vertrautes Gefühl, sich unproduktiv und ängstlich zu fühlen. Es ist allzu üblich, auf den Tag, die Woche, den Monat oder das Jahr zurückzublicken und das Gefühl zu haben, nie das getan zu haben, was man tun wollte.

Der heutige Gast ist hier, um Ihnen eine Produktivitätspraxis namens Timeboxing vorzustellen. Es ist die Idee, dass Sie im Voraus entscheiden, womit Sie Ihre Zeit jeden Tag verbringen und wie lange. Die Idee, dass Sie sich an den Kalender halten, den Sie sich selbst gesetzt haben, und sich wirklich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren.

Unser heutiger Gast sagt: „Es ist nicht nur eine Methode, es ist eine Denkweise“, und er ist hier, um uns zu helfen, zu lernen, wie man sie annimmt. Marc Zao-Sanders ist CEO und Mitbegründer des Lernunternehmens Filtered.com. Und er ist der Autor des Buches Timeboxing: The Power of Doing One Thing at a Time. Marc, danke, dass Sie hier sind.

MARC ZAO-SANDERS: Curt, schön hier zu sein.

CURT NICKISCH: Hatten Sie Probleme mit der Produktivität, bevor Sie Timeboxing entdeckt haben?

MARC ZAO-SANDERS: Ja, sehr sogar. Ich hatte zu Beginn meiner Karriere ein Problem. Ich war ein unorganisiertes Chaos. Ich war ehrgeizig, ich war klug, ich hatte einen Job, den ich sehr gut hätte machen können. Es war Strategieberatung, aber ich hatte kein System, um meine Arbeit zu organisieren und Dinge zu erledigen. Das führte dazu, dass ich keine gute Arbeit leistete, in Schwierigkeiten geriet und mich gestresst und überfordert fühlte.

CURT NICKISCH: Sie waren also nicht faul. Es ist nicht so, dass Sie nicht genug Stunden gearbeitet haben.

MARC ZAO-SANDERS: Ich habe viele, viele Stunden gearbeitet. Das war nicht das Problem. Es ging darum, an dem zu arbeiten, was den größten Unterschied für das Projekt machte, an dem man beteiligt war. Aber dann sah ich einen Artikel in der Harvard Business Review. Er war von einem Mann namens Daniel Markowitz. Er hieß Why To-Do Lists Don’t Work, und er sprach mich sofort an. Ich dachte: „Okay, das macht logisch Sinn. Ich möchte das sofort ausprobieren.“

Und das tat ich auch und verbrachte die nächste Woche damit, es tatsächlich zu tun, die nächsten fünf Jahre sogar, und es machte einen enormen Unterschied. Nicht nur, wie viel ich erledigte, sondern auch, wie ich mich fühlte. Es verbesserte mein Selbstvertrauen. Ich wusste einfach zu jedem Zeitpunkt, woran ich arbeiten sollte.

CURT NICKISCH: Was war diese Idee? Ich meine, wenn To-Do-Listen nicht funktionieren, haben Sie sie nicht einfach abgeschafft. Was war die Idee dahinter?

MARC ZAO-SANDERS: Es geht wirklich darum, die Vorteile des Kalenders und der To-Do-Liste zusammenzubringen. Sie setzen also Ihre To-Do-Liste in Ihren Kalender, Sie vereinbaren Termine, wann Sie Dinge erledigen werden.

Sie haben also nicht nur eine Liste, die Sie zu jedem Zeitpunkt Ihres Lebens erledigen könnten. Sie haben eine Liste von Aufgaben und eine Zeit, wann sie erledigt werden, und ein System, um zu sehen, wann sie erledigt werden sollten. Es ist also ein Kalender multipliziert mit der To-Do-Liste, was tatsächlich Vorteile bringt, die größer sind als die Summe der Teile.

CURT NICKISCH: Es gibt dieses alte Sprichwort: „Wenn Sie etwas erledigt haben wollen, bitten Sie die beschäftigtste Person, es für Sie zu tun.“ Was halten Sie davon, wenn Sie das hören?

MARC ZAO-SANDERS: Ehrlich gesagt würde ich sagen, dass fast jeder, der sehr produktiv oder erfolgreich ist, eine Art System hat, das sehr nach Timeboxing klingt. Sie nennen es vielleicht nicht Timeboxing, aber zum Beispiel haben Menschen, die wichtig oder in Führungspositionen sind, oft eine Art Assistenten, einen Executive Assistant, einen persönlichen Assistenten. Was macht diese Person? Sie verwaltet weitgehend deren Kalender. Fast jeder, der diese Unterstützung hat, praktiziert Timeboxing oder beschäftigt tatsächlich jemanden, der für sie timeboxt und sicherstellt, dass ihre Zeitnutzung genau das ist, was sie sein sollte.

CURT NICKISCH: Diese Idee gefällt mir. Es ist ein bisschen so, wie ein Budget Geld für Dinge bereitstellt, die Sie für wichtig halten; anstatt nur 12 Dinge auf Ihrer To-Do-Liste für den Tag zu haben. Dass Sie sie in Ihren Kalender setzen und ihnen unterschiedliche Zeitmengen zuweisen und auch, welche Sie zuerst erledigen, ich kann sehen, wie das eine Widerspiegelung von Prioritäten ist, Ihren Tag für das zu budgetieren, was Sie erledigen möchten.

MARC ZAO-SANDERS: Genau, und ich denke, die Budget-Analogie funktioniert, weil Sie mit einem Budget eine begrenzte Menge an Bargeld haben, mit Ihrem Tag haben Sie eine begrenzte Anzahl von Stunden, wie werden Sie sie ausgeben? Seien Sie absichtsvoll, haben Sie ein System, um absichtsvoll zu sein, und Timeboxing ist nicht der einzige Weg, aber ich denke tatsächlich, es ist der logischste, einfachste, zugänglichste und hat mehrere Vorteile. Es ist einfach so eine gute Möglichkeit, genau das zu erreichen.

CURT NICKISCH: Wie funktioniert es in der Praxis? Führen Sie uns durch einen typischen Tag.

MARC ZAO-SANDERS: Sicher, okay. Nun, mein typischer Tag beginnt, ich stehe auf, ich ziehe mich an, ich putze mir die Zähne, und dann ist das allererste, was ich danach tue, 15 Minuten zu timeboxen. Ich habe also einen wiederkehrenden Kalendertermin in meinem Kalender für 15 Minuten, und er heißt Timebox Today.

In dieser Zeit tue ich nichts anderes, als über meinen Tag und meine Woche nachzudenken und wie ich diese Zeit verbringen sollte. Und das betrifft nicht nur die Arbeit, sondern auch Bewegung, vielleicht etwas Lesen, Meditation, Zeit mit den Kindern, Zeit mit meiner Frau.

Ich setze das zusammen aus Terminen, die ich habe und die ich anderswo im Kalender sehen kann, aus meinem Posteingang, Gedanken, die über Nacht aufkamen, und natürlich der To-do-Liste. Auch einfach aus dem Wissen, dass bestimmte Aktivitäten gut für mich sind, wie Lernen, Zeit mit Freunden oder Bewegung.

Dann entscheide ich, was am wichtigsten ist, und füge es in meinen Tag ein, normalerweise um die bestehenden Termine und Verpflichtungen herum. Wenn ich das getan habe, sehe ich am Ende der 15 Minuten meinen ganzen Tag vor mir. Ich weiß dann, dass es ein guter Tag wird, wenn ich mich an diesen Plan halte. Es ist also ein Leitfaden für den ganzen Tag, denn unweigerlich werde ich in verschiedene Richtungen gezogen, aber ich habe immer eine Stimme, die mir sagt: „Nun, eigentlich gibt es diese eine Sache, die du zu dieser Zeit tun solltest.“

Und wenn ich abgelenkt werde und das Gefühl habe, abgelenkt zu sein, komme ich zurück zum Kalender, zurück zu der einen Sache. Ich fühle mich sofort weniger gestresst, weniger überwältigt und kehre zu dieser einen Sache zurück. Und selbst wenn diese eine Sache schwierig ist, ist es viel einfacher, sich einer schwierigen Sache zu stellen, als mehreren Dingen, die dich gleichzeitig reizen und stören.

CURT NICKISCH: Woher weißt du, wie viel Zeit du für alles einplanen musst? Ich meine, woher weißt du, wie viel Zeit eine bestimmte Menge Schreibarbeit oder E-Mail-Antworten braucht, oder du hast viele verschiedene Aufgaben – und ja, woher weißt du, wie viel Zeit es dauern wird oder wie viel Zeit du ihnen geben solltest?

MARC ZAO-SANDERS: Nun, manchmal ist es ganz einfach, weil die Zeitblöcke oder dein Ziel darin bestehen, 30 Minuten zu meditieren. Per Definition sind es also 30 Minuten. Aber bei vielen Wissensarbeiten ist es am besten, sich auf deine Erfahrung zu stützen, etwas Ähnliches schon einmal gemacht zu haben.

Du hast also schon einmal deinen Posteingang durchgearbeitet, als es 100 E-Mails gab, und als es 50 E-Mails gab, du hast ein gewisses Gespür. Du hast eine interne oder vielleicht explizite externe Kalibrierung. Und so vermeidest du den Planungsfehler, dass wir das Unerwartete nicht vorhersehen – ich meine, fast per Definition. Aber wenn du zurückblickst, wie lange Dinge in der Vergangenheit gedauert haben, wird das integriert und in die Schätzung einbezogen.

Am Anfang wirst du es nicht perfekt hinbekommen, aber wenn du es ein wenig machst, wirst du ein bisschen besser. Und einer der Punkte von Timeboxing ist auch, dass du, wenn du sagst: „Okay, ich werde einen 500-Wörter-Blog schreiben und habe 45 Minuten oder eine Stunde Zeit“, gegen Ende oder vielleicht sogar auf halbem Weg deine Erwartungen anpasst. Wenn du also etwas voraus bist, kannst du etwas langsamer machen und dich auf Qualität konzentrieren; wenn du etwas zurückliegst, musst du vielleicht schneller machen. So kommst du nicht erst zwei Minuten vor Schluss oder ganz am Ende an und hast plötzlich keine Zeit mehr, und es ist eine Katastrophe. Du gehst dein Tempo.

Ich nenne es „Pacing and Racing“ während des Timebox. Das ist teils eine Gamification-Sache, aber auch einfach eine Planung innerhalb des Timebox, sodass du bis zum Ende der vorgegebenen Zeit etwas Nützliches und Versandfertiges erledigt hast.

Ein Teil der Kunst des Timeboxing ist es, Dinge während des Prozesses anzupassen. Du strebst also nicht nach Perfektion bei den Aufgaben, die du erledigst, und keiner von uns erreicht Perfektion bei den Aufgaben, die wir tun. Das erkennen wir an. Wir sagen: „Schau, wir werden die Zeit festlegen. Wir werden in dieser Zeit etwas Anständiges erledigen und dann zur nächsten Sache übergehen.“

CURT NICKISCH: Und was machst du, wenn du einen Job hast, bei dem ständig kleine Probleme auftauchen? Du bekommst diese E-Mail von deinem Vorgesetzten oder es kommen Dinge hoch, mit denen du dich einfach unterwegs befassen musst?

MARC ZAO-SANDERS: Jeder hat Pläne, die sich im Job ändern. Es gibt keinen einzigen Job, bei dem das nicht vorkommt. Mein Job ist keine Ausnahme. Das ist tatsächlich der häufigste Einwand gegen Timeboxing, und ich möchte dazu ein paar Dinge sagen. Also, erstens: Sei realistisch mit den Zielen, die du dir anfangs setzt. Setze Timeboxen nur für Zeiten, in denen du weniger wahrscheinlich gestört wirst, wenn möglich, in denen Pläne sich weniger wahrscheinlich ändern. Sei also einfach vernünftig dabei.

Dann lass etwas Spielraum in deinem Tag, sodass ein wenig Luft und Atempause bleibt, falls sich eine kleine Sache ändert.

Aber dann, natürlich, ändern sich die Pläne manchmal einfach und sie sind groß. Aber ich würde sagen, das passiert nicht sehr oft. Denk an ein Meeting, das du vielleicht hast – wie oft musst du ein Meeting ändern? Was tust du? Wir müssen Meetings ändern. Manchmal kommt etwas für eine Partei oder beide Parteien oder die andere Partei auf. Aber wie oft ist das?

Ich würde sagen, es sind weniger als 10 % für fast jeden. Und wenn es weniger als 10 % sind, dann verschiebst du einfach deine Timeboxen, wenn nötig, was weniger als 10 % der Zeit ist. Das mache ich. Jede Woche gibt es einige Timeboxen, die sich verschieben, und es ist nur ein paar Pixel auf dem Bildschirm verschieben. Es ist wirklich keine große Sache. Also dieser Einwand, dass Pläne sich ändern – natürlich tun sie das, aber Timeboxing ist flexibel genug, um das zu berücksichtigen.

CURT NICKISCH: Verstanden. Wie sieht dein Kalender aus? Ich bin nur neugierig, wie viel von deiner Zeit du mit Timeboxing planst.

MARC ZAO-SANDERS: Mein Kalender sieht ziemlich voll aus. Er ist farbcodiert. Es gibt ein paar verschiedene Farben, die verschiedenen Bereichen meines Lebens entsprechen, die ich für wichtig halte. Freunde und Familie ist einer davon. Das Buch ist ein anderer. Timeboxing im Allgemeinen, und dann gibt es noch einige andere, die mit der Arbeit zu tun haben. Sie sind also farbcodiert. Ich würde sagen, etwa 70 % meiner Zeit ist irgendwie mit Timeboxing belegt.

Es gibt also jeden Tag eine Menge Timeboxen, und viele davon sind 15 Minuten lang. Ich habe tatsächlich drei Größen von Timeboxen. Es gibt 15-Minuten-Timeboxen, klein. 30-Minuten-Timeboxen, mittel, und 60-Minuten-Timeboxen, groß.

Ich habe diese drei, weil sie sich gut stapeln lassen. Sie stapeln sich sehr leicht zu einer Stunde. Sie sind einfach. Und ich habe besonders viele 15-Minuten-Timeboxen, weil ich das Gefühl habe, dass ich in 15 Minuten eine Menge erledigen kann, überraschend viel.

Wenn ich Aufgaben also aufteile – manchmal ist es vielleicht eine 45-minütige Aufgabe, aber ich teile sie in drei 15-Minuten-Blöcke auf und erledige dann mehr. Ich fühle mich dabei besser. Es gibt später mehr Zeit zum Entspannen. Die meisten meiner Tage sind mit Timeboxing geplant, und ich würde sagen, dass vielleicht drei Viertel meiner Abende und Wochenenden ebenfalls mit Timeboxing geplant sind.

Ich habe wirklich das Gefühl, dass ich mich beim Timeboxing, wenn ich einen Plan mache und ihn durchziehe – und das gilt für den normalen Arbeitstag sowie für Wochenenden und Abende –, wenn ich den Plan setze und mich daran halte, am Ende immer gut fühle, weil ich gute Absichten gesetzt habe.

Du denkst beim Planen nicht: „Nun, warum verschwende ich hier nicht etwas Zeit und scrolle durch soziale Medien oder schaue mir diese Netflix-Dokumentation an, die mich nicht wirklich interessiert?“ Du machst Pläne, die dir wichtig sind, und wenn du dann die Dinge erledigst, die dir wichtig sind, fühlst du dich gut. Ich meine, das ist für mich völlig logisch. Aber so leben immer mehr Menschen ihr Leben und wehren sich gegen die Überforderung und alles andere, das an unsere Türen klopft.

CURT NICKISCH: Ich denke, eine Sache, die hier super wichtig zu sein scheint, ist das Single-Tasking. Du blockst im Wesentlichen Zeit ab. Und viele Leute machen das, oder? Aber du versuchst wirklich nur, du bist ein serieller Single-Tasker und kein Multitasker in diesem Sinne.

MARC ZAO-SANDERS: Ja, ich meine, es gibt hier einige Nuancen, aber im Wesentlichen hast du recht. Dass wir viel mehr erledigen, wenn wir uns auf eine Sache konzentrieren. Ich meine, deshalb heißt mein Newsletter auch „One Thing at a Time“. Es gibt diese feste Überzeugung, die ich und viele andere haben, dass du viel mehr erledigst und dich weniger gestresst fühlst, wenn du dich nur auf eine Sache konzentrierst.

Nun, die Nuance ist nur, dass es einige Aufgabenkombinationen gibt, die tatsächlich recht gut zusammen funktionieren. Ich meine, zum Beispiel kannst du joggen gehen und dabei einen Podcast hören. Ist das Multitasking? Ja. Ich sage im Allgemeinen Single-Tasking für neue, kognitiv schwierige Aufgaben.

Ich möchte noch etwas zu Multitasking sagen: Multitasking bedeutet für die meisten Menschen wirklich nur, eine Sache für eine kurze Zeit zu tun. Dann etwa eine Minute später abgelenkt zu sein und etwas anderes zu tun, und dann ein paar Minuten später wieder etwas anderes. Es ist also wirklich auch Single-Tasking, aber nur Minute für Minute, ohne bei einer dieser Sachen Fortschritte zu machen. Sich frustriert zu fühlen, nicht zu wissen, was man am Anfang tun sollte. Und das ist eine sehr unangenehme Erfahrung.

Das passiert mir auch, weil du an etwas arbeitest und es ist in Ordnung. Du bist völlig darauf konzentriert, und dann kommt ein Gedanke oder es erscheint eine Benachrichtigung irgendwo, und du beginnst, abgelenkt zu werden. Wenn das passiert, fühlt es sich für mich ein wenig stressig an.

Und das ist eigentlich der wahre Trick, das ist der andere Einwand gegen Timeboxing: Was, wenn du abgelenkt wirst? Nun, wir werden alle abgelenkt. Es passiert mir definitiv mehrmals am Tag. Wenn es passiert, bemerke ich dieses leicht gestresste Gefühl, das ich habe. Ich sage tatsächlich laut zu mir selbst: „Eine Sache nach der anderen.“ Und sobald ich mich daran erinnere, dieses Mantra auch nur auszusprechen, fühle ich mich entspannter, ich weiß, was ich tun soll, was ich tun muss: zu meinem Kalender zurückzukehren. Was ist die eine Sache, an der ich arbeiten soll? Dann kehre ich dazu zurück, fühle mich glücklicher, bin produktiver – happy days.

CURT NICKISCH: Ja, das ist definitiv etwas Vertrautes, und ich weiß, dass viele Leute sich manchmal so fühlen, dass du sie fragen kannst: „Wie war dein Tag?“ Oder: „Wie lief es?“ Und sie sagen: „Ich bin mir nicht einmal sicher, was ich genau gemacht habe.“

MARC ZAO-SANDERS: Nun, das trifft einen der am meisten unterschätzten Vorteile von Timeboxing. Es geht einfach darum, sich zu erinnern, was du an diesem Tag auf dem Planeten Erde getan hast, oder noch schwieriger: Was hast du letzten Dienstagnachmittag gemacht?

Fast niemand hätte eine Ahnung, was sie getan haben, aber ich habe eine sehr gute Vorstellung, weil es in meinem Kalender steht. Manchmal, wenn man die Woche Revue passieren lässt, kann es als reflektierende Übung nützlich sein. Es kann ergreifend sein. Es gibt also alle möglichen Vorteile des Timeboxings. Einer der am wenigsten gefeierten ist der, den Sie gerade angesprochen haben, nämlich, ja, es ist ein Logbuch. Es ist eine Aufzeichnung dessen, was Sie getan haben, und wenn Sie eine Aufzeichnung davon haben, kann das Ihr Gedächtnis freischalten.

CURT NICKISCH: Wie funktioniert das aber in einer Organisation? Ich bin nur neugierig. Ich habe einen persönlichen Kalender, ich habe einen Arbeitskalender. Wenn ich Timeboxing in meinem Arbeitskalender mache, sieht das so aus, als wäre ich nie verfügbar. Ich möchte auch nicht zwei Kalender verwalten. Ich bin nur neugierig, logistisch gesehen, wie empfehlen Sie, das Timeboxing einfach in Ihren Kalender einzutragen, sodass die To-dos mit den Rhythmen einer Organisation übereinstimmen?

MARC ZAO-SANDERS: Ja, okay. Sie haben da, glaube ich, ein paar Punkte angesprochen. Einer davon ist: Nun, wenn Sie Ihren Arbeitskalender mit Timeboxing versehen, sieht es so aus, als wären Sie die ganze Zeit beschäftigt. Nun, das wird es am Ende Ihrer Woche sein. Aber wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie dabei vorgehen, sagen wir, es ist ein Dienstagmorgen, Sie wachen früh auf, wie ich, und Sie planen den Tag mit Timeboxing. Also etwa um, ich weiß nicht, 7:30, 8:00 Uhr oder wann immer Sie damit fertig sind, werden Sie zu diesem Zeitpunkt einen voll aussehenden Dienstag haben. Aber es gibt zwei Dinge dabei.

Erstens werden Mittwoch, Donnerstag, Freitag nicht so voll sein. Wenn also jemand später in dieser Woche oder in der nächsten Woche Zeit mit Ihnen verbringen möchte, ist das völlig in Ordnung. Es gibt auch die Frage nach Ihrer Arbeitsweise mit Menschen. Sie haben den Dienstag vielleicht vollständig mit Timeboxing belegt, aber wenn die Leute wissen, dass Sie ein begeisterter Timeboxer sind, werden sie wissen, dass bestimmte Arten von Einträgen, die Sie dort gemacht haben, möglicherweise verschiebbar oder halb verschiebbar oder im Notfall verschiebbar sind. Es geht also um Vertrauen, Transparenz und Zusammenarbeit und einfach darum, klar zu machen, wie Sie mit Ihren Kollegen arbeiten.

CURT NICKISCH: Das ist auch die Idee der Sprechstunden. Sie könnten Zeit in Ihrem Kalender reservieren und das Ihren Teammitgliedern mitteilen, und sie wissen, dass sie Sie dann immer erreichen können.

MARC ZAO-SANDERS: Genau.

CURT NICKISCH: Ich meine, Sie haben da etwas angesprochen, das irgendwie davon abhängt, wie es in Ihrer Organisation funktioniert oder welche Berechtigungen Sie für Ihren Kalender eingestellt haben, aber die Leute können möglicherweise nur sehen, dass Sie Zeit blockiert haben.

MARC ZAO-SANDERS: Ja, das ist privat.

CURT NICKISCH: Es gibt auch die Möglichkeit, es sichtbarer zu machen, genau zu zeigen, was Sie wann tun, was ein Maß an Komfort ist, den viele Menschen nicht haben oder zu dem sie hinarbeiten müssen. Welche Vorteile sehen Sie durch Timeboxing, aber auch dadurch, dass Sie Ihre Zeitbudgetierung und -einteilung für Ihr Team oder andere Personen in Ihrer Organisation sichtbarer machen?

MARC ZAO-SANDERS: Ich denke, wenn Sie gebeten wurden, etwas zu tun, und sagen wir, ich bin Curt, ich möchte, dass Sie diesen Bericht schreiben, und Sie sagen: „Ja, Marc, sehr gut. Wird erledigt.“ Das passiert oft im Geschäftsleben, dass das die Antwort ist. Ich meine, es sind buchstäblich diese Worte: „Wird erledigt.“

Sie sagen mir also, dass Sie irgendwann in der Zukunft diese Sache erledigen werden. Das hilft mir nicht wirklich viel. Es ist ein wenig beruhigend, aber ich bin nicht völlig zuversichtlich, dass Sie es erledigen werden. Und ich bin auch nicht zuversichtlich, dass Sie es bis zu dem Zeitpunkt erledigen werden, zu dem ich es brauche.

CURT NICKISCH: Richtig, und in Ihrem Kopf denken Sie: „Ich muss jetzt nachfassen, ich muss diese Person überprüfen.“

MARC ZAO-SANDERS: Ich muss vielleicht nachfassen, ja, also ist es ein zusätzlicher Stress für mich. Vergleichen Sie das einfach mit: „Okay, danke, Marc. Ich werde das erledigen. Und es ist für Donnerstag, 15:00 Uhr, mit Timeboxing versehen. Wie klingt das?“ Ich kann dann sagen: „Nun, erstens, danke, dass Sie so hilfreich sind.“ Und zweitens kann ich sagen: „Okay, nun, nein, ich werde es tatsächlich am Tag davor brauchen,“ oder: „Es ist völlig in Ordnung.“

Unabhängig davon werde ich das Gefühl haben, dass Sie ein großartiger Kollege sind, mit dem man zusammenarbeitet, und ich bin viel zuversichtlicher, dass Sie die Sache bis zu dem Zeitpunkt erledigen werden, zu dem ich sie brauche. Ich denke also, dass ein Teil des Timeboxings wirklich um Zusammenarbeit und Kommunikation und eine harmonischere Arbeitsbeziehung zwischen Kollegen geht. Denn wenn Leute jemanden bitten, etwas zu tun, und es wird nicht erledigt oder nicht rechtzeitig erledigt, ist das oft völlig unnötig, dass es so läuft. Also –

CURT NICKISCH: Es ist lustig, dass Sie das über Kommunikation sagen, denn wenn Sie die Frage stellen: „Wann kann ich damit rechnen?“

MARC ZAO-SANDERS: Das klingt ein bisschen aggressiv.

CURT NICKISCH: Ja, ich meine, es ist eine völlig faire Frage, aber man hat das Gefühl, man überprüft jemanden. Aber man will es wissen, weil man planen muss …

MARC ZAO-SANDERS: Ja. Ich denke, damit auch, idealerweise, wenn ich zu Ihnen sage: „Curt, ja, ich hätte den Bericht gerne bis Donnerstag, 15:00 Uhr, bitte,“ können Sie entsprechend Timeboxing betreiben. Es ist sogar noch effizienter, weil Sie dann offensichtlich das Timebox irgendwann vor Donnerstag, 15:00 Uhr, setzen werden.

CURT NICKISCH: Richtig. Und Sie vergessen keine Frist, was schwierig ist, und dann zu sagen: „Hey, kann ich mehr Zeit dafür haben?“

MARC ZAO-SANDERS: Fristen sind zu einem schmutzigen Wort in der Geschäftswelt geworden, aber es wird mit Mikromanagement und schwierigen Chefs assoziiert. Das sollte es wirklich nicht sein. Ich meine, manchmal gibt es einfach eine Frist, weil etwas zu einem bestimmten Zeitpunkt raus muss. Das ist nur eine Information, die wir ein bisschen roboterhafter behandeln sollten. Da ist nichts Persönliches dran. Wir müssen diese Information nur an andere weitergeben, damit sie entsprechend damit umgehen können. Ein Teil dieses Umgangs sollte meiner Ansicht nach Timeboxing sein, kann es sein und sollte es sein.

CURT NICKISCH: Sie machen seit Jahren Timeboxing. Wie ist es für Sie eine Denkweise? Erzählen Sie uns ein bisschen mehr darüber, was es für Sie getan hat.

MARC ZAO-SANDERS: In meinem Fall hat es dazu geführt, dass ich Autor geworden bin, also hat es meine Karriere verändert. Für mich und für viele Menschen, mit denen ich spreche, ist es – man kann es einfach als eine Technik betrachten, um seine Zeit besser zu verwalten, und das ist es definitiv, aber es ist tatsächlich viel mehr. Es geht um Absicht, Handlungsfähigkeit, Zweck. Es fühlt sich viel größer an. Mit Timeboxing sagen Sie im Grunde: Schauen Sie, das Leben ist unberechenbar und oft schwer. Wir könnten alle etwas Führung gebrauchen. Sie können sich nicht immer auf andere Menschen verlassen oder wollen es nicht, aber es gibt eine Quelle der Gewissheit, die jeder von uns in sich hat, und das sind wir.

Nicht wir in allen Momenten, wenn wir gehetzt sind und von allem, was in der Welt und im Trubel des Tages passiert, gehetzt werden, sondern wir in diesem frühen, ruhigen Moment, als wir den Raum und die Zeit zum Nachdenken hatten und die Mittel, um einige gute, wichtige Entscheidungen darüber zu treffen, was wir tun sollten und wann an diesem Tag. Das sind wir in unserer besten Form.

Es sind wir, Sie greifen auf sich selbst in einem höheren Selbst zu, in einem ruhigeren, besseren Moment, und können diesen Leitfaden den ganzen Tag über anzapfen. So ist es bei mir. Ich denke, der größte Nutzen, den ich aus dem Timeboxing ziehe, ist, dass es jeden Tag einen Punkt gibt, an dem ich mich gestresst fühle. Mir kommen eine Reihe von Gedanken, was ich vielleicht tun könnte, und ich kann zum Timebox zurückkehren. Aber indem ich zum Timebox zurückkehre, kehre ich zu mir in diesem früheren Moment zurück und gebe meinem zukünftigen Selbst die Beruhigung, dass es nur eine Sache gibt, über die Sie in diesem Moment nachdenken müssen, die Sie beschäftigen muss. Kommen Sie einfach darauf zurück.

CURT NICKISCH: Es ist interessant, dass Sie das Wort Handlungsfähigkeit verwenden, denn ich habe das Gefühl, dass wir tatsächlich viel mehr kontrollieren, als wir denken, oder? Wir haben eine Menge Kontrolle über unsere Zeit, und wir haben eine Menge Autonomie, sogar in Jobs, in denen man das Gefühl hat, keine zu haben. Aber es ist, ja, es ist sehr leicht, das Gefühl zu haben, die Kontrolle zu verlieren oder dass Dinge einen kontrollieren, und Sie sagen, dass Timeboxing Ihnen hilft, das in die Hand zu nehmen.

MARC ZAO-SANDERS: Absolut. Es gibt eine Konstellation von Megatrends – das Internet, Smartphones, Wissensarbeit, Arbeit von zu Hause aus, insbesondere nach Covid – die genau das tut, was Sie gerade beschrieben haben. Es bedeutet, dass wir in jedem Moment eine Menge Wahlmöglichkeiten haben, was wir tun, aber wir haben auch eine Menge Systeme und Kräfte, die beeinflussen, womit wir Zeit verbringen.

Timeboxing ist also ein Gegenmittel dazu. Sie sagen: „Okay, schauen Sie, es gibt all diese Dinge, die Sie tun könnten, aber es gibt nur eine Sache, die Sie tun sollten, und zwar das, was Sie zu Beginn Ihres Tages gesagt haben, dass Sie tun sollten.“ Es geht also sehr, sehr stark um Handlungsfähigkeit. Das wäre tatsächlich, wenn ich das ganze Buch in einem Wort zusammenfassen müsste, dieses Wort. Es wäre Handlungsfähigkeit.

ALISON BEARD: HBR On Leadership ist nächsten Mittwoch mit einem weiteren handverlesenen Gespräch aus der Harvard Business Review zurück.

Diese Episode wurde von Mary Dooe produziert. Das Team von On Leadership umfasst Maureen Hoch, Rob Eckhardt, Erica Truxler und Ian Fox.

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