如何真正完成你需要做的事情

ALISON BEARD：欢迎收听《HBR On Leadership》。我是HBR执行编辑Alison Beard。在本节目中，我们分享案例研究以及与全球顶尖商业和管理专家的对话，精心挑选以帮助您激发周围人的最佳潜能。我们从HBR的整个内容库中精心策划此播客，旨在帮助您解锁领导力的下一个层次。希望您喜欢本期节目。

柯特·尼基施：欢迎来到《哈佛商业评论》 创意播客 来自哈佛商业评论。

你是否曾在工作日结束时对自己说：“这一天就这么过去了。”你一开始列了一堆要完成的事情，但分心了，事情堆积起来，感觉毫无进展。

你并不孤单。如今这种感觉太熟悉了——感到效率低下和焦虑。回顾一天、一周、一个月或一年，却发现自己从未做成想做的事，这太常见了。

今天的嘉宾将向你介绍一种名为“时间盒法”的效率实践。其核心理念是提前决定每天在什么任务上花多少时间，并严格遵守自己设定的日程，真正一次专注于一件事。

我们今天的嘉宾说：“这不仅仅是一种方法，更是一种心态。”他在这里帮助我们学习如何采用它。Marc Zao-Sanders是学习技术公司Filtered.com的首席执行官兼联合创始人，也是《时间盒法：一次只做一件事的力量》一书的作者。Marc，感谢你的到来。

MARC ZAO-SANDERS：Curt，很高兴来到这里。

CURT NICKISCH：在发现时间盒法之前，你是否在效率方面挣扎过？

MARC ZAO-SANDERS：是的，非常挣扎。我职业生涯初期就有问题。我当时是个混乱不堪的人。我雄心勃勃、聪明伶俐，从事一份本可以做得非常好的工作——战略咨询，但我没有组织工作和完成任务的方法。这导致工作表现不佳、陷入麻烦、感到压力和不堪重负。

CURT NICKISCH：所以你并不是懒惰。不是工作时间不够长的问题。

MARC ZAO-SANDERS：我工作了很长时间。那不是问题所在。问题在于如何专注于对项目最有影响的工作。但后来我在《哈佛商业评论》上看到一篇文章，作者是Daniel Markowitz，标题是《为什么待办事项清单不管用》。它立刻引起了我的共鸣。我想：“好吧，这逻辑上说得通。我想马上试试。”

于是我照做了，接下来一周都在实践，实际上接下来五年都在坚持，这带来了巨大的改变。不仅提高了我的完成量，也改善了我的感受。它增强了我的自信。在任何时刻，我都清楚自己应该做什么。

CURT NICKISCH：那个想法是什么？我的意思是，如果待办事项清单不管用，你并不是直接抛弃它们。那个想法是什么？

MARC ZAO-SANDERS：实际上是结合日历和待办事项清单的优点。你把待办事项清单放进日历里，设定完成任务的预约时间。

这样你就不只是有一个随时可以做的清单。你有一个项目清单以及完成它们的时间，还有一个系统来查看它们何时应该完成。所以这是日历乘以待办事项清单，带来的好处大于各部分之和。

CURT NICKISCH：有句老话说：“如果你想完成某件事，就找最忙的人去做。”你听到这句话时怎么想？

MARC ZAO-SANDERS：老实说，我认为几乎所有高效或成功的人都有某种类似于时间盒法的系统。他们可能不称之为时间盒法，但例如，商业界重要或资深的人士通常会有某种助理——执行助理、个人助理。这个人在做什么？他们主要是在管理日历。几乎所有有这种助理的人都在使用时间盒法，或者实际上是雇人替他们进行时间盒管理，确保他们的时间使用恰到好处。

CURT NICKISCH：我喜欢这个想法。这有点像预算将资金分配到你认为重要的事情上；而不是每天在待办事项清单上列12件事。把它们放进日历，分配不同的时间，并决定先做哪些，我能看出这反映了优先级，是对一天时间进行预算以实现目标。

MARC ZAO-SANDERS：完全正确，我认为预算的类比很贴切，因为预算中现金是有限的，而一天中时间是有限的，你打算如何花费？要有意为之，有一个系统来保持有意，时间盒法不是唯一的方法，但我确实认为它是最合乎逻辑、最简单、最易上手且有多重好处的方法。所以它只是实现这一目标的好方法。

CURT NICKISCH：那么在实践中如何操作？带我们过一遍典型的一天。

MARC ZAO-SANDERS：好的，没问题。我典型的一天开始：起床、穿衣、刷牙，然后做的第一件事就是花15分钟进行时间盒规划。所以我的日历中有一个重复的15分钟预约，叫做“今日时间盒”。

所以在那个时候，我什么都不做，只是提前思考我的一天、一周，以及该如何利用这些时间。这不仅仅是工作，还包括锻炼、阅读、冥想、陪伴孩子和妻子。

我是根据会议、日历中其他地方能看到的内容、收件箱里的信息、夜间产生的想法以及待办事项清单来整合这些的。当然，我也清楚某些活动对我有益，比如学习、与朋友相处或锻炼。

然后我会决定什么是最重要的，并将其安排进我的一天，通常围绕已有的会议和承诺进行。当完成这些后，在15分钟结束时，我就能看清一整天的安排。我知道只要坚持这个计划，这一天就会很顺利。所以它就像一整天的指南——尽管难免会被各种事情牵扯精力，但总有一个声音提醒我：“其实这个时间你应该做这件事。”

所以，如果我分心了，意识到自己分心了，就回到日程表上，回到那件最重要的事上。我立刻会感到压力减轻，不再那么不知所措，重新专注于那件事。即使那件事很难，面对一件难事也比同时应付几件让你烦躁、困扰的事要容易得多。

柯特·尼基施：你怎么知道每件事该花多少时间？我是说，你怎么知道写一篇文章、回复一封邮件需要多长时间？或者你手头有很多不同的任务，你怎么知道它们会花多少时间，或者该给它们分配多少时间？

马克·扎奥-桑德斯：嗯，有时候这很简单，因为时间盒或你的目标是冥想30分钟。所以按定义，就是30分钟。但对于很多知识性工作来说，更好的做法是基于你之前做类似事情的经验。

当你之前处理过收件箱里有100封邮件的情况，也处理过50封邮件的情况时，你会有某种感觉。你会进行某种内在的，或者可能是明确的外部校准。这就是你避免规划谬误的方法——规划谬误指的是我们几乎必然无法预料到意外情况。但如果你回顾过去完成事情所花费的时间，你就会把这些经验融入其中，并将其纳入预估中。

一开始你不可能做到完美，但只要做一点，就会进步一点。时间盒管理法的要点之一在于，如果你说：“好，我要写一篇500字的博客，给自己45分钟或1小时。”那么当你接近截止时间，或者其实可能进行到一半时，你就会调整预期。所以，如果进度稍快，你可以放慢节奏，注重质量；如果进度稍慢，你可能需要加快速度。这样你就不会等到只剩两分钟或最后一刻才发现时间不够，导致一团糟。你会自己调整节奏。

我称之为在时间盒内“张弛有度”。这既是一种游戏化的方式，也是一种在时间盒内进行规划的方法，目的是在分配的时间结束时，完成一些有用且可交付的成果。

时间盒管理的艺术之一在于边做边调整。因此，你无需追求每项任务的完美，事实上也没有人能真正做到完美。我们坦然接受这一点，并告诉自己：“看，我们设定好时间，在这段时间内完成一些像样的成果，然后继续下一件事。”

柯特·尼基施：如果你的工作总是有突发状况，比如收到经理的邮件或临时出现必须处理的事情，你会怎么做？

马克·扎奥-桑德斯：每个人在工作中都会有计划变动的情况。没有哪份工作能完全避免这一点，我的工作也不例外。这其实是人们对时间盒管理法最常见的质疑，对此我想说几点。首先，设定目标时要切合实际。尽可能只在不易被打扰的时间段设置时间盒，这样计划变动的可能性也会更小。所以，明智地对待这件事就好。

那么，在你的日程中留出一些弹性空间，这样万一有小事发生变化，你也能有一些余地和喘息的机会。

但当然，有时计划就是会变，而且变化可能很大。不过我得说，这种情况并不常见。想想你可能会参加的会议，你多久需要改一次会议？你会怎么做？我们确实需要改会议。有时，一方、双方或另一方会有突发情况。但这种情况发生的频率有多高呢？

我会说，对几乎所有人来说，这都不到10%。既然不到10%，那当然没问题，你只需要在需要时调整时间盒，而这不到10%的时间。我就是这么做的。每周总会有一些时间盒需要移动，这就像在屏幕上挪动几个像素，真的不是什么大事。所以，对于“计划会变”这种反对意见——当然计划会变，但时间盒管理法足够灵活，完全可以应对。

CURT NICKISCH: 明白了。你的日程安排是怎样的？我很好奇你用了多少时间来做时间盒管理。

马克·扎奥-桑德斯：我的日程表看起来排得很满，而且用颜色做了标记。几种不同的颜色对应着我生活中认为重要的不同领域。比如，朋友和家人是一种颜色，书籍是另一种，时间盒管理本身是一种，还有一些与工作相关。所以它们都用颜色区分了。可以说，我大概70%的时间都以某种方式进行了时间盒管理。

所以每天显然有很多时间盒，其中很多是15分钟的。实际上我有三种尺寸的时间盒：15分钟的小时间盒，30分钟的中等时间盒，以及60分钟的大时间盒。

我有这三个，因为它们叠放起来很方便。显然，它们很容易叠放，最多能叠一小时。它们很简单。而且我有很多15分钟的时间盒，尤其因为我觉得对我来说，在15分钟内能完成很多事情，多得令人惊讶。

所以，如果我把任务分解，有时一个任务可能实际上需要45分钟，但我会把它分成三个15分钟的小段，这样我反而能完成更多。我感觉这样更好，之后也有更多时间放松。我的大部分日子都是按时间块安排的，而且可以说，大约四分之三的晚上和周末也是按时间块安排的。

我确实觉得，如果采用时间盒管理法制定计划并坚持执行——无论是工作日还是周末和晚上——只要我设定计划并严格遵守，最终总会感觉良好，因为我设定了良好的意图。

你在做计划时，不会想着：“嗯，不如我在这里浪费点时间，刷刷社交媒体，或者看一部其实并不感兴趣的Netflix纪录片。”你会制定对自己真正重要的计划，而当你完成这些重要的事情时，你会感觉很好。对我来说，这完全是合乎逻辑的。但如今，越来越多的人正是这样生活的，以此来应对压力和各种纷至沓来的困扰。

CURT NICKISCH：我认为这里非常重要的一点是单任务处理。你本质上是在划出专门的时间段。很多人都会这样做，对吧？但你实际上是在尝试成为连续的单任务执行者，而不是多任务处理者。

马克·扎奥-桑德斯：是的，这里确实有些细微差别，但基本上你说得对。如果我们专注于一件事，效率会高得多。实际上，这也是我的通讯刊物取名《一次只做一件事》的原因。我和许多人都坚信，专注于一件事能让你完成更多工作，同时减轻压力。

不过，关键在于某些任务组合确实能较好地协同进行。比如，你可以边慢跑边听播客。这算多任务处理吗？算的。但总的来说，对于需要认知的新任务，我主张单任务处理。

关于多任务处理，我还想补充一点：对大多数人而言，多任务处理其实只是短时间内做一件事，一分钟后分心，转而做另一件事，再过几分钟又换一件事。所以本质上，这依然是单任务处理，只是每分钟都在切换任务，却未在任何事情上取得进展。最终感到挫败，甚至忘记最初该做什么——这实在是一种非常糟糕的体验。

我也遇到过这种情况，因为你在专心做某件事，本来一切顺利，完全沉浸其中，然后突然冒出某个念头，或者某个通知弹出来，你就开始分心了。每当这时，我就会感到有点压力。

而这才是真正的诀窍，也是时间盒管理法面临的另一个质疑：如果分心了怎么办？其实，我们都会分心。我每天都会遇到这种情况。每当分心时，我会注意到自己产生了一种轻微的紧张感。这时我会对自己大声说：“一次只做一件事。”只要我记起并念出这句口诀，就会感到更放松，清楚自己该做什么、需要做什么——那就是回到日程表上。我此刻应该专注做哪一件事？然后重新投入其中，心情更愉悦，效率也更高，日子自然更舒心。

柯特·尼基施：是的，这确实很常见，我知道很多人有时会有这种感觉。你问他们“今天过得怎么样？”或者“事情进展如何？”他们会回答：“我甚至不太确定自己做了什么。”

马克·扎奥-桑德斯：没错，你正好提到了时间盒管理法最被低估的好处之一。那就是记住自己在地球上这一天做了什么，或者更难的是，上周二下午你做了什么？

几乎没人会记得他们做过什么，但我很清楚，因为都记在日历上。有时回顾一周时，这能成为有用的反思练习，甚至令人感慨。时间盒管理法有诸多好处，其中最不为人称道的一点正是你刚提到的——它是一份日志，记录了你做过的事。有了这份记录，就能唤醒你的记忆。

柯特·尼基施：但这在组织中如何运作呢？我很好奇。我有个人日历和工作日历，如果我在工作日历上设置时间块，那看起来就像我永远没空。我也不想管理两个日历。我只是好奇，从实际操作角度，你如何建议在日历上设置时间块，让待办事项与组织的节奏保持一致？

马克·扎奥-桑德斯：嗯，好的。你刚才提到了几个点，我觉得其中一个就是：如果你给工作日程设定时间块，那日程表看起来就会一直很满。确实，到周末时看起来会是这样。但如果你想想这个过程，比如某个周二早上，你像我一样早起，然后给当天设定时间块。大概在七点半、八点或者你完成这件事的时候，你的周二日程就会显得很满。不过这里有两件事需要注意。

首先，周三、周四和周五不会那么满。所以如果之后那周或下周有人想和你共度时光，完全没问题。另外还有一个问题就是你与他人合作的方式。比如你周二的时间可能已经排满了，但如果大家知道你是个严格规划时间的人，他们就会明白你安排的那些事项中，有些是可以调整的、部分可调整的，或者在紧急情况下可以重新安排的。所以这关乎信任、透明度和协作，以及明确你与同事的合作方式。

柯特·尼基施：这也是办公时间的概念。你可以在日历上预留时间，并告知团队成员，他们知道那时总能找到你。

马克·扎奥-桑德斯：没错。

柯特·尼基施：你提到的这一点，其实取决于你所在组织的运作方式或你在日历上设置的权限，但别人可能只能看到你预留了时间。

马克·扎奥-桑德斯：是的，那是私事。

柯特·尼基施：此外，还能让时间安排更透明，精确展示你在何时做何事——这种舒适度是许多人尚未具备或需要逐步适应的。你认为时间盒管理法有哪些益处？同时，将个人时间预算与分配方式更清晰地呈现给团队或组织中的其他人，又能带来哪些好处？

MARC ZAO-SANDERS：我认为，如果有人请你做某事，比如说，我是Curt，我希望你写这份报告，你回答：“好的，Marc，没问题。我会照办。”这在商业中很常见，尽管回应往往就是如此。我的意思是，字面上就是“会照办”这几个字。

所以你的意思是，你将来某个时候会完成这件事。这对我帮助不大。虽然有点让人安心，但我并不完全相信你能做到。而且我也不确定你能在我需要的时候完成。

柯特·尼基施：对，所以你心里在想，“我现在得跟进一下，我得看看这个人怎么样了。”

马克·扎奥-桑德斯：我可能需要跟进一下，是的，这对我来说是额外的压力。所以对比一下，“好的，谢谢，马克。我会完成这件事，时间定在周四下午3点。你觉得怎么样？”然后我可以说，“首先，非常感谢你的帮助。”其次，我可以说，“好的，不，实际上我需要提前一天完成，”或者，“完全没问题。”

无论如何，我都会觉得你是一位很好的同事，而且我更有信心你能在我需要的时候完成任务。所以我认为时间盒管理的关键在于协作、沟通以及同事之间更和谐的工作关系。因为当人们请别人做事，而任务没有完成或没有按时完成时，这种情况往往完全可以避免。所以——

柯特·尼基施：你提到沟通这一点很有趣，因为如果你问“我什么时候能期待这个？”

马克·扎奥-桑德斯：这听起来有点激进。

柯特·尼基施：嗯，这确实是个很合理的问题，但就是感觉像在查岗。可你又想知道，因为你需要做计划……

马克·扎奥-桑德斯：是的。我认为实际上，理想情况下，如果我对你说：“科特，我希望那份报告能在周四下午3点前完成。”你就可以相应地设定时间限制。这其实更高效，因为你显然会在周四下午3点之前的某个时间点设定这个时间限制。

柯特·尼基施：对。而且你不会忘记截止日期，这很难，还要说：“嘿，这个能多给我点时间吗？”

MARC ZAO-SANDERS：截止日期在商业中已变成一个负面词汇，常与微观管理和苛刻上司挂钩。但这其实不该如此。有时设定截止日期，仅仅是因为某些事务必须在特定时间点完成。这不过是一条信息，我们应当更机械地看待它，不带任何个人色彩。我们只需将这条信息传递给他人，以便他们能据此妥善处理。在我看来，这种处理方式中，时间盒管理法应当、也可以且必须成为其中一部分。

柯特·尼基施：你多年来一直采用时间盒管理法。对你来说，这如何成为一种思维模式？请多谈谈它对你产生了哪些影响。

马克·扎奥-桑德斯：就我而言，这让我成为了一名作家，因此改变了我的职业生涯。但对我以及许多与我交谈过的人来说，你可以简单地把它看作是一种更好地管理时间的技巧，它确实如此，但实际上远不止于此。它关乎意图、自主性和目标感。它给人的感觉要宏大得多。通过时间盒管理法，你实际上是在说：生活充满变数，常常艰难。我们都需要一些指引。你不能或不想总是依赖他人，但每个人内心都有一个确定性的来源，那就是我们自己。

并非是在那些匆忙的时刻，当我们被世间万物和日常喧嚣所催促时，而是更早的宁静时刻——当我们拥有空间与时间思考，并有能力为当天该做什么、何时去做做出重要而明智的决定时——那才是我们最好的状态。

是我们，你在以更高层次的自我、更平静、更美好的时刻访问自己，并能够全天都借助那个向导。这就是我的体验。我认为时间盒管理法带给我的最大好处是，每天总会有某个时刻我感到压力。各种关于自己可能该做什么的念头涌上心头，而我可以回到时间盒。但通过回到时间盒，我回到了那个更早时刻的自己，给未来的自己一个 reassurance：此刻你只需要思考、操心一件事。回到那件事上就好。

柯特·尼基施：你用“自主权”这个词很有意思，因为我确实觉得我们实际掌控的比想象中要多，对吧？我们对时间有很大的掌控力，即使是在那些看似毫无自主权的工作中，我们依然拥有很多自主性。但确实，很容易感到失控或被事物牵着走，而你说时间盒能帮你重新掌握主动权。

马可·扎奥-桑德斯：确实如此。互联网、智能手机、知识工作、居家办公（尤其是后疫情时代）等一系列大趋势，恰好印证了你刚才的描述。这意味着我们在任何时刻都拥有大量选择权，但同时也面临诸多系统和力量在左右我们如何分配时间。

所以时间盒就是解决这个问题的良方。你在说：“好吧，你看，有这么多事情你可以做，但只有一件事是你应该做的，那就是你在一天开始时说过要做的那件事。”所以这非常关乎自主权。实际上，如果要用一个词来概括整本书，那就是这个词——自主权。

ALISON BEARD: 《哈佛商业评论》的领导力播客将于下周三回归，带来另一场精心挑选的对话。

本期节目由玛丽·杜制作。领导力团队包括莫琳·霍克、罗布·埃克哈特、埃里卡·特鲁克斯勒和伊恩·福克斯。

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