Mit „Flash Teams“ Innovationen vorantreiben

ALISON BEARD: Ich bin Alison Beard.

ADI IGNATIUS: Und ich bin Adi Ignatius. IdeaCast.

ALISON BEARD: Adi, erinnerst du dich an das Jahr 2022, als wir über unsere erste ganztägige Live-Konferenz für virtuelle Führungskräfte nachdachten?

ADI IGNATIUS: Und es lief wirklich gut.

ALISON BEARD: Ja.

Sie können dies innerhalb von Organisationen tun, wie wir es bei HBR getan haben, aber dank des Internets und der Online-Arbeitsmärkte können Sie jetzt auch auf der ganzen Welt nach der richtigen Art von Fachwissen suchen, die Sie benötigen.

ADI IGNATIUS: Das ist also interessant, denn als wir unser eigenes Ad-hoc-Eventteam gründeten, fragten wir uns: Sehen Sie, wir müssen wahrscheinlich ein richtiges permanentes Team aufbauen.

ALISON BEARD: Mein heutiger Gast ist Melissa Valentine.

Es geht nicht unbedingt darum, die Arbeit auszulagern, aber es geht darum, eine wirklich gute Vorstellung davon zu haben, auf welche Talente Sie außerhalb und innerhalb Ihrer Organisation zugreifen können, welche Fähigkeiten sie haben, und dann jedes einzelne Projekt wirklich angemessen zu besetzen.

Sie ist nicht nur Professorin, sondern auch Senior Fellow am Stanford Institute for Human-Centered Artificial Intelligence zusammen mit Michael Bernstein für das Buch „Flash Teams: Leading the Future of AI Enhanced, On-Demand Work“.

ALISON BEARD: Was genau unterscheidet die Art von Flash-Team, von der Sie sprechen, von einem Ad-hoc-Projektteam, das innerhalb einer Organisation zusammengestellt werden könnte?

MELISSA VALENTINE: Teams gelten als überaus wertvoll, weil viele kluge Leute zusammenkommen und zusammenarbeiten.

Zweitens fühlen wir uns jetzt alle viel wohler mit der Fernarbeit.

ALISON BEARD: Warum ist es Ihrer Meinung nach gerade jetzt wichtig, dass sowohl Organisationen als Ganzes als auch einzelne Manager lernen, wie man Teams auf diese Weise zusammenstellt und verwaltet?

MELISSA VALENTINE: Nun, es ist lustig, denn als ich das Flash-Teams-Buch schrieb, war es nicht das Buch, nach dem die Welt unbedingt verlangte, aber jetzt, wo es herauskommt, sehe ich, dass es das Buch ist, das die Welt braucht, denn es ist ein Moment, in dem sich die Menschen wirklich Sorgen um Arbeitsplätze machen – werden wir in Zukunft Arbeitsplätze haben?

Selbst wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, nicht unbedingt in einem Startup, haben wir alle Ideen.

ALISON BEARD: Die Idee ist also, dass es bei der Zusammenstellung von Teams enorme Zeit- und Kosteneinsparungen gibt.

MELISSA VALENTINE: Es ist definitiv eine Zeitersparnis, es besteht die Möglichkeit einer echten Kosteneinsparung und ich denke, es besteht die Hoffnung, dass es auch viel effektiver sein kann.

Oder wenn Sie im Flug sind, stehen Ihnen all diese Tools zur Verfügung, mit denen Sie sehen können, wie die Dinge laufen und wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass wir erfolgreich sein werden.

Wir wollten wirklich, dass die Leute erkennen, wie zugänglich diese Idee ist.

ALISON BEARD: Für die Zuhörer könnte es hilfreich sein, sich einfach ein Beispiel eines Flash-Teams anzuhören, das ein Projekt in Angriff genommen hat, das traditionellerweise innerhalb einer Organisation abgewickelt worden wäre und dabei auf Leute in verschiedenen Büros zurückgegriffen hätte, vielleicht von diesem Unternehmen, das aber stattdessen in dieses globale Netzwerk ausgelagert wurde, von dem Sie sprechen, und das in der Lage war, diese Ziele schneller und kostengünstiger zu erreichen.

MELISSA VALENTINE: Wir haben also tatsächlich mit einem Arzt zusammengearbeitet, der in einer Notaufnahme arbeitete.

Das war also seine einfache Idee, was wäre, wenn wir diese App erstellen könnten.

Dieser Arzt war also super unternehmerisch und wollte einfach diese App entwickeln.

Ich glaube, dass er am Ende eine CTO hatte, wie wir sie nennen würden, eine Ingenieurin in Bangladesch, und sie hat die ganze Sache beaufsichtigt.

Aber das wirklich Coole daran war, wie schnell es zustande kam.

ALISON BEARD: Aber es ist etwas, das er theoretisch vielleicht nur seinem Manager hätte vorschlagen können, um aus einem Ermessensbudget herauszukommen, das sie am Ende des Jahres vielleicht gehabt hätten.

MELISSA VALENTINE: Ja.

In diesem Fall suchen Sie also nicht im gesamten Internet nach jemandem, der mit Ihnen zusammen etwas aufbaut.

ALISON BEARD: Sehen Sie darin ein Tool, einen Prozess oder eine Strategie für technologieorientierte Unternehmen oder funktioniert es wirklich branchenübergreifend?

MELISSA VALENTINE: Eines der aufregendsten Dinge an Flash Teams ist, dass fast jeder eine Vorstellung davon hat, was er mit dem Flash-Team machen würde, wenn wir dies Gruppen präsentieren.

Jemand war ein Angestellter beim DMV in Minneapolis und hat gerade eine LinkedIn-DM geschickt und meinte, wir könnten einen Prozess neu gestalten, wir könnten dieses Dashboard reparieren oder was auch immer.

Und es unterstreicht wirklich den Geist des Buches, dass wir alle Unternehmer und Problemlöser sind.

ALISON BEARD: Ich möchte daher auf einige praktische Aspekte dieser Vorgehensweise eingehen. Lassen Sie uns zunächst über die Rekrutierung sprechen, die Idee, Ihr Team zusammenzustellen.

Wie genau beginnt man mit dem Prozess, zu sagen: „Ich habe diese Idee, ich weiß nicht einmal, welche Art von Menschen ich brauche, um sie aufzubauen.“

MELISSA VALENTINE: Nachdem wir es nun schon oft gemacht haben, wissen wir instinktiv und intuitiv, wie wir über die Suche nach Menschen nachdenken müssen, die helfen, den Bedarf an Hilfe zu erkennen.

Und wenn man dann anfängt, die erste Frage zu formulieren, die man heutzutage hat, ist das Coole daran, dass man das sogar auf ein großes Sprachmodell übertragen kann.

Ich frage die Leute, welches Problem würden Sie lösen und wer ist der erste Experte?

Und was ich den Leuten gerne zeige, ist, dass Upwork über diese wirklich hilfreichen Profile verfügt, die Ihnen viel darüber verraten, wer die Person ist, und manchmal gibt es sogar einen kleinen Bereich, in dem steht, dass ab und zu verfügbar ist, dass Sie diese Person einfach 15 Minuten lang interviewen können.

ALISON BEARD: Und gibt es wirklich genug Leute, die sich für Gig-Arbeiten zur Verfügung stellen und nicht Vollzeitbeschäftigte bei anderen Organisationen sind, um Ihr Experte für jedes Thema zu sein?

MELISSA VALENTINE: Ich mache gerne eine lustige Übung mit meinen Studenten, bei der ich ihnen sage: „Du brauchst ein professionell gestaltetes Teamlogo, bevor der Unterricht zu Ende ist.“

ALISON BEARD: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Herausforderungen für Manager, die versuchen, dieses Spitzenteam aus Experten aus der ganzen Welt zusammenzustellen, und wie meistern sie diese?

MELISSA VALENTINE: In einem der Kapitel des Buches gibt es einen Satz, den ich einfach nicht genug betonen kann, nämlich dass man den Start schaffen muss.

Sie tauchen also mit all dieser unternehmerischen Energie auf, um bei der Lösung eines Problems zu helfen, aber es hilft ihnen, von Anfang an zu wissen, wie sie anfangen können, und nicht viel Zeit damit zu verbringen, sich zu fragen: „Sind wir in Teams?“

ALISON BEARD: Und gibt es jemals Probleme, weil Sie die falsche Person eingestellt haben und diese loswerden und ersetzen müssen?

MELISSA VALENTINE: Wenn ein Manager wirklich auf das Flash-Team-Modell setzt, muss er meiner Meinung nach auf zwei Arten bereit sein, sich schnell anzupassen.

Aber der zweite Punkt ist, dass man manchmal nicht die richtige Einstellung findet, weil man so schnell einstellt.

Jetzt muss ich hier ein großes Sternchen setzen.

Wenn also jemand nicht im Einklang mit der Gruppe ist, fühlt es sich für ihn nicht gut an.

ALISON BEARD: Lass die Dinge nicht eitern.

MELISSA VALENTINE: Ja, das ist eine der technologischen Möglichkeiten, die Ihnen Online-Arbeitsmärkte bieten werden.

Vieles davon wird also auf dem Arbeitsmarkt abgewickelt, was einen sehr schnellen Einstieg ermöglicht.

ALISON BEARD: Und als Managerin in diesem Einführungsprozess ist das von entscheidender Bedeutung.

MELISSA VALENTINE: Ja, Flash Teams hat uns wirklich auf die Idee der Rollenklarheit aufmerksam gemacht, was, wie Sie sagen, ein Management-Klassiker ist, immer eine gute Praxis.

Und es gibt viele gute Beispiele dafür, dass dies an verschiedenen Orten geschieht, beispielsweise bei Filmteams oder in Krankenhäusern.

Sie werden sozusagen zum Generalunternehmer, und dann bringen sie Ihnen bei, was ihr Fachwissen ist.

ALISON BEARD: Ich liebe die Analogie eines Generalunternehmers.

MELISSA VALENTINE: Genau.

ALISON BEARD: Abgesehen von Neugier und Anpassungsfähigkeit, die Sie angesprochen haben, gibt es Ihrer Meinung nach noch andere Schlüsselkompetenzen oder Eigenschaften, die Ihrer Meinung nach wirklich erfolgreiche Flash-Team-Manager haben?

MELISSA VALENTINE: Wenn Sie eine anregende Vision davon haben, was Erfolg ist, wenn da jemand ist, der meint, so sieht ein gelöstes Problem aus, oder so sieht es aus, was es bedeutet, dass diese Idee zum Leben erweckt wird, dann spielt diese Person oft eine wirklich wichtige integrierende Funktion.

A risk with a flash team, people aren’t together.

ALISON BEARD: Und Sie sprechen auch die Idee an, dass sie auf Dokumentation bestehen müssen.

MELISSA VALENTINE: Das ist völlig wahr.

ALISON BEARD: Und Menschen in verschiedenen Zeitzonen müssen wissen, was passiert ist, während sie weg waren.

MELISSA VALENTINE: Ja, absolut.

ALISON BEARD: Sprechen Sie also darüber, wie Sie KI in die Gestaltung eines besseren Teams integrieren, nicht nur aufgrund der von Ihnen rekrutierten Personen oder KI-Agenten, die Sie rekrutiert haben, sondern auch aufgrund der Art und Weise, wie das Team zusammenarbeitet.

MELISSA VALENTINE: Ja.

Sie klicken auf das Flash-Team, werden auf die Plattform weitergeleitet, auf der sich alle befinden, und werden von Ihrem eigenen Onboarding-Agenten begrüßt, der Ihnen sagt, was Sie tun und auf welcher Plattform wir uns befinden, wer Ihr Manager ist, wer Ihre Teamkollegen sind und was alle tun.

ALISON BEARD: Gibt es Tools, die Projektmanager oder Flash-Teammanager nutzen können, um die Art von Teamarbeit zu fördern, von der Sie sprechen, den Start und dann die Koordination?

MELISSA VALENTINE: Eines unserer Beispiele ist ein Bot, der Ihnen bei der Entscheidung helfen kann, wie Sie mit Ihrem Teamdesign experimentieren.

Sie könnten sogar mit ChatGPT eine Tabelle entwickeln, die Ihnen empfiehlt, wann der richtige Zeitpunkt für eine Neugestaltung ist.

Dabei geht es uns eigentlich nur um die Möglichkeiten und die einfachen Software-Hacks, die für jedermann erreichbar sind.

ALISON BEARD: Gibt es Ihrer Meinung nach noch andere Möglichkeiten, wie KI effektivere Flash-Teams ermöglicht?

MELISSA VALENTINE: Nun, ein lustiges Thema, über das wir in letzter Zeit viel gesprochen haben, sind KI-Simulationen.

ALISON BEARD: Und was ist mit der Förderung von Teamarbeit?

MELISSA VALENTINE: Ja, ich denke, dass die Art der Fernarbeit zu einer solchen Fragmentierung führen kann.

ALISON BEARD: Und wenn Sie sich all Ihre Experimente ansehen, wenn Sie sich Szenarien ansehen, in denen dies in Unternehmen erreicht wurde, glauben Sie, dass es letztendlich auf fast jede Art von Arbeit angewendet werden könnte, die in unserer Organisation stattfindet, vorausgesetzt, die Leute können dafür aus der Ferne arbeiten?

MELISSA VALENTINE: Ich denke, die Vision, die wir mit Flash Teams haben, die Vision davon, besteht aus all dieser Teamwissenschaft und Organisationswissenschaft.

Und so geht es im letzten Teil des Buches wirklich darum, dass Ihre Teams viel effektiver sein werden, wenn Sie KI zur Verbesserung der Teamwissenschaft oder KI zur Verbesserung der Organisationswissenschaft einsetzen.

ALISON BEARD: Wenn Sie also einen C-Suite-Leiter beraten, der die Kulturstrategie von Flash Teams in die Gruppe einbringen möchte, was empfehlen Sie ihm dann?

MELISSA VALENTINE: Ich denke, der erste Schritt wäre für mich, zu prüfen, welche Daten Sie über Ihre Belegschaft haben.

Sobald man beginnt, einen Datensatz einer großen Gruppe von Menschen zu sehen und zu sehen, wie viele Fähigkeiten und wie viel Fachwissen vorhanden sind, und man dann anfangen kann, über eine dynamischere Zuordnung von Menschen zu Problemen nachzudenken, ist das in der Regel der fehlende Schritt, den ich in vielen Unternehmen sehe.

ALISON BEARD: Ja, absolut.

MELISSA VALENTINE: Ja, genau.

ALISON BEARD: Was ist also mit den weiterreichenden Auswirkungen hier, denn Sie empfehlen, dass Unternehmen versuchen, in diese Flash-Ära überzugehen, was zwangsläufig bedeutet, dass sie weniger Vollzeitbeschäftigte haben, weil sie ad hoc Teams mit den Fähigkeiten zusammenstellen, die sie gerade benötigen. Aber was bedeutet das für Arbeitnehmer im Hinblick auf Leistungen zur Arbeitsplatzstabilität wie Gesundheitsversorgung und Ruhestand?

MELISSA VALENTINE: Ich denke, es besteht ein echtes Bedürfnis und eine echte Chance für die Gesellschaft und Führungskräfte als Ganzes, sich mit dieser Frage der Beschäftigung und dem gesamten sozialen Sicherheitsnetz zu befassen, das derzeit mit der Beschäftigung einhergeht. Die Gesellschaft als Ganzes denkt über Gig-Arbeit, Vollzeitbeschäftigung, befristete Beschäftigung und all das Zeug nach.

Ich denke, aus Sicht des Flash-Teams haben wir versucht, das wirklich von der Vollzeitbeschäftigung zu entkoppeln.

ALISON BEARD: Ja, wie Sie sagten, es kann innerhalb von Organisationen durchgeführt werden.

MELISSA VALENTINE: Genau.

ALISON BEARD: Großartig.

MELISSA VALENTINE: Danke, dass ich dabei sein durfte.

ALISON BEARD: Das war Melissa Valentine, außerordentliche Professorin an der Stanford University und Senior Fellow am Institute for Human Centered Artificial Intelligence.

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Vielen Dank an unser Team, leitende Produzentin Mary Dooe, Audio-Produktmanager Ian Fox und leitender Produktionsspezialist Rob Eckhardt. IdeaCast. Am Dienstag melden wir uns mit einer neuen Folge zurück.