Dynamiser l’innovation avec les « Flash Teams »

ALISON BEARD : Je m'appelle Alison Beard.

ADI IGNATIUS : Et je suis Adi Ignatius. IdéeCast.

ALISON BEARD : Adi, vous souvenez-vous de l'époque où nous réfléchissions à notre première conférence virtuelle en direct d'une journée entière sur le leadership ?

ADI IGNATIUS : Et ça s'est très bien passé.

ALISON BEARD : Ouais.

Vous pouvez le faire au sein d'organisations comme nous l'avons fait chez HBR, mais vous pouvez aussi désormais, grâce à Internet, grâce aux marchés du travail en ligne, rechercher partout dans le monde le type d'expertise dont vous avez besoin.

ADI IGNATIUS : C’est donc intéressant parce que lorsque nous avons formé notre propre équipe d’événements ad hoc, nous nous sommes demandé : écoutez, nous devions probablement mettre en place une véritable équipe permanente.

ALISON BEARD : Mon invitée aujourd'hui est Melissa Valentine.

Il ne s’agit pas nécessairement d’externaliser le travail, mais il s’agit d’avoir une très bonne idée des talents auxquels vous pouvez accéder à l’extérieur et à l’intérieur de votre organisation, de leurs compétences, puis de doter chaque projet de manière vraiment appropriée.

En plus d'être professeur, elle est chercheuse principale à l'Institut d'intelligence artificielle centrée sur l'humain de Stanford avec Michael Bernstein du livre Flash Teams: Leading the Future of AI Enhanced, On-Demand Work.

ALISON BEARD : Qu'est-ce qui différencie exactement le type d'équipe flash dont vous parlez d'une équipe de projet ad hoc qui pourrait être constituée au sein d'une organisation ?

MELISSA VALENTINE : Les équipes sont donc reconnues comme étant extrêmement précieuses car vous rassemblez beaucoup de personnes intelligentes, elles se réunissent et collaborent.

Deuxièmement, nous sommes tous beaucoup plus à l’aise avec le travail à distance désormais.

ALISON BEARD : Pourquoi pensez-vous qu'il est important que les organisations dans leur ensemble, puis les managers individuels, apprennent dès maintenant à recruter et à gérer des équipes de cette manière ?

MELISSA VALENTINE : Eh bien, c'est drôle parce que lorsque j'ai écrit le livre des équipes Flash, ce n'était pas le livre que le monde demandait nécessairement, mais maintenant qu'il est sorti, je vois que c'est le livre dont le monde a besoin parce que c'est un moment où les gens s'inquiètent vraiment pour l'emploi : aurons-nous des emplois à l'avenir ?

Même si vous êtes dans une grande entreprise, pas nécessairement dans une startup, nous avons tous des idées.

ALISON BEARD : L’idée est donc qu’il y a d’énormes gains de temps et d’argent dans la constitution des équipes.

MELISSA VALENTINE : C’est certainement un gain de temps, il y a une possibilité de réelles économies de coûts et je pense qu’il y a un espoir que cela puisse aussi être beaucoup plus efficace.

Ou lorsque vous êtes en vol, vous disposerez de tous ces outils pour vous aider à voir comment les choses se passent et quelles sont les chances de succès.

Nous voulions vraiment que les gens réalisent à quel point cette idée est accessible.

ALISON BEARD : Il pourrait être utile pour les auditeurs d'entendre simplement l'exemple d'une équipe flash qui s'est attaquée à un projet qui aurait pu être traditionnellement géré au sein d'une organisation en faisant appel à des personnes dans différents bureaux, peut-être de cette entreprise, mais qui a plutôt été externalisé vers ce réseau mondial dont vous parlez et est capable d'atteindre ces objectifs plus rapidement et de manière plus rentable.

MELISSA VALENTINE : Nous avons donc travaillé avec un médecin qui travaillait aux urgences.

C'était donc son idée simple : et si nous pouvions créer cette application.

Donc ce médecin, il était super entreprenant et il voulait juste créer cette application.

Je pense qu'il a fini par avoir une CTO, comme nous l'appellerions, qui était ingénieur au Bangladesh, et elle a supervisé tout cela.

Mais ce qui était vraiment cool dans celui-là, c’est la rapidité avec laquelle tout s’est mis en place.

ALISON BEARD : Mais c'est quelque chose qu'il aurait théoriquement pu proposer peut-être uniquement à son manager pour qu'il retire un budget discrétionnaire qu'il aurait pu avoir à la fin de l'année.

MÉLISSA VALENTINE : Ouais.

Et donc dans ce cas, vous ne cherchez pas sur tout Internet pour trouver quelqu’un pour venir construire quelque chose avec vous.

ALISON BEARD : Considérez-vous cela comme un outil, un processus ou une stratégie destiné aux entreprises à la pointe de la technologie ou est-ce que cela fonctionne vraiment dans tous les secteurs ?

MELISSA VALENTINE : L'une des choses les plus passionnantes à propos des équipes Flash est que lorsque nous les présentons à des groupes, presque tout le monde a une idée de ce qu'il ferait avec l'équipe Flash.

Quelqu'un était un employé du DMV de Minneapolis et il vient d'envoyer un DM LinkedIn et s'est dit, nous pourrions repenser le processus, nous pourrions réparer ce tableau de bord ou autre.

Et cela met vraiment en évidence l’esprit du livre : nous sommes tous des entrepreneurs, nous sommes tous des résolveurs de problèmes.

ALISON BEARD : Je souhaite donc approfondir certains aspects pratiques de cette démarche, et parlons d'abord du recrutement, de l'idée de constituer votre équipe.

Comment exactement commencer le processus consistant à dire : j’ai cette idée, je ne sais même pas de quels types de personnes j’ai besoin pour m’aider à la construire.

MELISSA VALENTINE : Donc, après l'avoir fait plusieurs fois, nous savons instinctivement et intuitivement comment rechercher des personnes pour nous aider à reconnaître le besoin d'aide.

Et puis, en commençant à formuler la première question que vous vous posez de nos jours, ce qui est cool, c'est que vous pouvez même l'appliquer à un grand modèle de langage.

Je vais demander aux gens quel problème résoudriez-vous et qui est le premier expert ?

Et ce que j'aime montrer aux gens, c'est qu'Upwork aura ces profils très utiles qui vous en diront beaucoup sur qui est la personne, et parfois il y aura même une petite zone qui dit disponible maintenant et vous pourrez ensuite simplement interviewer cette personne pendant 15 minutes.

ALISON BEARD : Et y a-t-il vraiment suffisamment de personnes qui se rendent disponibles pour travailler à la demande et ne sont pas des employés à temps plein dans d'autres organisations pour être votre expert sur n'importe quel sujet ?

MELISSA VALENTINE : J'aime faire un exercice amusant avec mes étudiants de premier cycle où je leur dirai : vous avez besoin d'un logo d'équipe conçu par un professionnel avant la fin du cours, allez-y.

ALISON BEARD : Pour les managers qui tentent de rassembler cette équipe d'experts du monde entier, quels sont les plus grands défis qu'ils rencontrent et comment les surmontent-ils ?

MELISSA VALENTINE : Dans l'un des chapitres du livre, nous avons une phrase que je ne saurais trop souligner, à savoir que vous devez obtenir le lancement.

Ils se présentent donc avec toute cette énergie entrepreneuriale pour aider à résoudre un problème, mais cela les aide à savoir par où commencer dès le début et à ne pas passer beaucoup de temps à se demander : sommes-nous en équipe ?

ALISON BEARD : Et y a-t-il parfois des problèmes dans la mesure où vous avez embauché la mauvaise personne et devez vous en débarrasser et la remplacer ?

MELISSA VALENTINE : Si un manager s’appuie vraiment sur le modèle d’équipe flash, je pense qu’il doit être prêt à s’adapter rapidement de deux manières.

Mais le deuxième élément est que, parce que vous recrutez si vite, ce n’est parfois pas la bonne solution.

Maintenant, je dois faire un gros astérisque ici.

Donc, si quelqu’un n’est pas synchronisé avec le groupe, cela ne lui fait pas du bien.

ALISON BEARD : Ne laissez pas les choses s’envenimer.

MELISSA VALENTINE : Oui, c’est donc l’une des capacités technologiques que les marchés du travail en ligne vous offriront.

Ils s’occuperont de la passation des contrats, ils connaîtront le droit du travail local, ils s’occuperont de la propriété intellectuelle ou de la NDA, etc.

ALISON BEARD : Et puis, en tant que responsable de ce processus de lancement, c'est d'une importance cruciale.

MELISSA VALENTINE : Oui, Flash Teams a vraiment attiré notre attention sur l'idée de clarté des rôles, ce qui, comme vous le dites, est un classique du management, toujours une bonne pratique à avoir.

Et il existe de nombreux bons exemples de cela dans différents endroits, comme dans les équipes de tournage ou dans les hôpitaux.

Vous devenez une sorte d’entrepreneur général, puis ils vous enseignent quelle est leur expertise.

ALISON BEARD : J’aime l’analogie avec un entrepreneur général.

MELISSA VALENTINE : Exactement.

ALISON BEARD : Mis à part, je suppose, la curiosité et l'adaptabilité, que vous avez évoquées, y a-t-il d'autres compétences ou attributs clés que possèdent, selon vous, les managers d'équipe Flash qui réussissent vraiment ?

Au lieu de se rendre dans un lieu physique, ils se rendent sur votre centre de travail en ligne pour effectuer ce travail.

Un risque avec une équipe flash, les gens ne sont pas ensemble.

Ils peuvent se trouver sur des fuseaux horaires différents, c'est simplement que l'effort est fragmenté.

Mais si vous avez quelqu’un qui a cette énergie motrice et qui est très passionné par la résolution de ce problème, alors il jouera ce rôle d’intégration.

Ils vont examiner comment toutes les pièces s’assemblent, ils vont dépanner, ils vont résoudre les problèmes.

Nous avons donc réalisé de nombreuses études au cours des 10 dernières années sur les équipes Flash, et je pense que ce rôle de gestionnaire intégrateur est vraiment important.

Sans cela, l’équipe Flash a beaucoup moins de chances de réussir.

MÉLISSA VALENTINE : Ouais.

Je disais que le lancement est essentiel et que l'intégration individuelle doit également être très efficace.

Lorsque nous avons rejoint une équipe Flash pour la première fois, nous nous appuyions sur l'interface utilisateur 2017, il s'agit donc d'une description de votre tâche, mais maintenant l'intégration utilise des LLM.

Cela peut être très dynamique, très interactif.

Vous pourriez développer une feuille de calcul en utilisant même ChatGPT qui vous recommandera quel est le bon moment pour essayer une refonte ?

Et nous parlons vraiment des capacités et des hacks logiciels simples qui sont à la portée de tous.

ALISON BEARD : Selon vous, l'IA permet-elle d'autres manières de rendre les équipes Flash plus efficaces ?

MELISSA VALENTINE : Eh bien, les simulations d’IA sont un sujet amusant dont nous avons beaucoup parlé ces derniers temps.

ALISON BEARD : Et qu’en est-il d’encourager le travail d’équipe ?

MELISSA VALENTINE : Oui, je pense que la nature du travail à distance peut se prêter à ce genre de fragmentation.

ALISON BEARD : Et en regardant toutes vos expériences, en regardant les scénarios où cela a été réalisé dans des entreprises, pensez-vous qu'à terme, cela pourrait être appliqué à presque tous les types de travail qui se produisent au sein de notre organisation, à condition que les gens puissent travailler à distance pour le faire ?

MELISSA VALENTINE : Je pense que la vision que nous avons avec Flash Teams, la vision de celle-ci, il y a toute cette science d'équipe et cette science de l'organisation.

Ainsi, la dernière partie du livre réfléchit vraiment à la question de savoir si vous utilisiez l’IA pour augmenter la science d’équipe ou si vous utilisiez l’IA pour augmenter la science organisationnelle, cela signifierait que vos équipes seraient beaucoup plus efficaces.

ALISON BEARD : Donc, si vous conseillez un dirigeant de la suite C qui souhaite apporter la stratégie culturelle des équipes Flash au groupe, que lui recommandez-vous de faire ?

MELISSA VALENTINE : Je pense que la première étape pour moi serait d’examiner de quelles données disposez-vous sur votre effectif ?

Une fois que vous commencez à voir un ensemble de données sur un grand groupe de personnes et que vous commencez à voir combien de compétences et d'expertise il existe, et alors vous pouvez commencer à réfléchir à une correspondance plus dynamique entre les personnes et les problèmes, cela tend à être l'étape manquante que je vois dans beaucoup d'entreprises.

ALISON BEARD : Ouais, absolument.

MELISSA VALENTINE : Ouais, exactement.

ALISON BEARD : Qu'en est-il des implications plus larges ici, car vous recommandez aux organisations d'essayer d'entrer dans cette ère flash, ce qui signifie intrinsèquement qu'elles ont moins d'employés à temps plein parce qu'elles rassemblent des équipes ad hoc avec les compétences dont elles ont besoin à l'heure actuelle, mais qu'est-ce que cela signifie pour les travailleurs en termes d'avantages sociaux en matière de stabilité d'emploi, comme les soins de santé et la retraite ?

MELISSA VALENTINE : Je pense qu'il existe un réel besoin et une réelle opportunité pour la société et les dirigeants dans leur ensemble d'examiner cette question de l'emploi et de considérer tout le filet de sécurité sociale qui accompagne actuellement l'emploi. La société dans son ensemble pense au travail à la demande, aux employés à temps plein, au travail temporaire et tout le reste.

Je pense que du point de vue de l’équipe Flash, je pense que nous avons essayé de vraiment dissocier cela de l’emploi à temps plein.

ALISON BEARD : Oui, comme vous l'avez dit, cela peut être fait au sein des organisations.

MELISSA VALENTINE : Exactement.

ALISON BEARD : Super.

MELISSA VALENTINE : Merci de m'avoir invité.

ALISON BEARD : Il s'agissait de Melissa Valentine, professeure agrégée à l'Université de Stanford et chercheuse principale à son Institut pour l'intelligence artificielle centrée sur l'humain.

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Merci à notre équipe, à la productrice principale Mary Dooe, au chef de produit audio Ian Fox et au spécialiste principal de la production Rob Eckhardt. IdéeCast. Nous reviendrons avec un nouvel épisode mardi.